¿Te ha sucedido que cuando hay
algún pendiente donde un colega tiene que asegurarse de concluirlo, su
respuesta a tu pregunta de cómo va es, “ya mandé el mail”? Entonces preguntas,
“ya mandaste el mail, ¿y? Obteniendo la misma respuesta “como ya te dije, ya
mandé el mail”.
Dada la fragmentación de las
actividades en una organización desafortunadamente no es poco común un
escenario como el descrito, que a mi personalmente me molesta mucho pues lo
“dejamos flojo”, no somos capaces de “cerrarlo”, asegurando que lo que se nos
solicita realmente tenga una respuesta relevante. En las palabras de David
Torné es su blog: “Cerrar equivale a resolver de forma satisfactoria un asunto.
Éste no nos volverá a ocupar tiempo ni atención”. Debemos crear la cultura
organizacional donde seamos capaces de “cerrar” los temas evitando retrabajos.
Un ejemplo que en mi opinión ilustra un mecanismo sencillo para cerrar temas es
el que se puede apreciar en el reallity show “master chef”, que para el
caso de América Latina, cuando alguno de los Chefs líder o la anfitriona da
alguna instrucción, los que la reciben responden: “oído chef”, y para el caso
del programa en Estados Unidos, la frase es “yes Chef”, lo cual implica que fue
escuchado y será seguramente atendido. ¿Qué tipo de mecanismos podemos usar en
nuestra organización para asegurar la comunicación y en el mejor de los casos
la conclusión de algún tema? Y así dejar de recibir la respuesta “ya mandé el
mail”.